Ortak salon yönetimi, Bursa Akademik Odalar Birliği Yerleşkesi Yönetim Planı hükmüne göre Yerleşke Yönetim Kurulu tarafından , yönergeye göre yürütülür.
Ortak salonu kullanmak isteyen Kurum, etkinlik tarihinden en az iki hafta önce, dilekçe ile Yerleşke İşletme Sorumlusuna müracaat ederek rezervasyon yaptırır.
Ortak salonun ; Yerleşke üyelerine, bakanlıklara ve bağlı kamu kurumlarına tahsisi, tahsis edilecekse aşağıda belirtilen ücret tarifesinden alınacak kullanım ücreti ,BAOB Yerleşkesi Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.Salonu talep eden Kurum ile iki nüsha olarak “Toplantı Salonu Talep ve İzin Formu” hazırlanır.
Gelen talep BAOB Yerleşkesi Yönetim Kurulu'na sunulur ve Yerleşke Yönetim Kurulu onayı ile kesinlik kazanır.
Ses ve görüntü kayıt ücretleri kullanım ücreti dışındadır.Bu hizmetler etkinliği yapan kurum tarafından karşılanacaktır.
Düzenlenecek etkinlikle ilgili olarak Mülki ve Mahalli idarelerden alınması gereken her türlü güvenlik önlemleri ve izinler düzenleyici kuruma aittir. Ortak salonun tahsis edildiği gün Maliye, Emniyet, Belediye ve benzeri kamu kurumları ile düzenleyici kurum arasında doğabilecek olası sorunlardan BAOB YERLEŞKESİ YÖNETİMİ sorumlu değildir.
Etkinlik öncesi ve süresince giriş alanında etkinliği tanıtıcı nitelikte afiş, broşür, kitap, cd, vs. tanıtım malzemeleri ile ilgili yasal izinler düzenleyici kurum tarafından alınacaktır. Etkinliğin amacı dışında afiş, pankart gibi materyaller asılamaz.Etkinlik kapsamında tanıtım amacı dışında ücretsiz verilenler hariç, izin olmaksızın ürün satışı yapılamaz.
Ortak salonun ücret bedelini zamanında yatırmayanların etkinliği iptal olur. İptal edilen etkinliklerin ücreti iade edilmez, ancak afet, ölüm vb. geçerli mazeretini belgelediği takdirde başvuru sahibine tahsis ücreti geri ödenir.
Adına tahsis yapılan kurum, bu hakkını başka kişi veya kuruluşa devir edemez.
Etkinlik günü, etkinliği gerçekleştirecek olan kurum/kişi ve katılımcıların beraberinde getireceği eşyaların kaybolmasından, tahribe uğramasından ve değerinde meydana gelebilecek zararlardan BAOB YERLEŞKESİ YÖNETİMİ sorumlu değildir, sorumluluk etkinliği gerçekleştirene aittir.
Ortak salonda yanıcı, patlayıcı ve ateşle ilgili gösteri yapılamaz, kullanılamaz. Demirbaşa kayıtlı bulunan malzemeler Oditoryum dışına çıkartılamaz , kaybolması veya zarar görmesi halinde faaliyeti tertip eden kurumdan bu zarar tahsil edilir.
Kullanıcının hizmetine açık tutulan mekânlarda, kullanım süresi içinde meydana gelecek her türlü hasarı , faaliyeti tertip eden kurum tanzim eder .
Ortak salonun dışında elektrik, malzeme vb. Yerleşke İşletme Sorumlusu bilgisi ve onayı alınmadan kullanılamaz.
Başvuru sahibi gerekli durumlarda beraberinde getireceği ses, ışık sistemlerini veya diğer teknik teçhizatı veya Yerleşke Ortak salonunda bulunan ses veya diğer teknik teçhizatı yerleşkenin teknik sorumluların onayı ve gözetimlerinde kullanabilir.
Etkinliğin gerçekleşmesini izleyen en fazla 4 saat içinde etkinlikte kullanılan malzemelerin Yerleşke Ortak salonundan alınması ve taşınması gerekir. Malzemelerin kaybolmasından ya da hasara uğramasından BAOB YERLEŞKESİ YÖNETİMİ sorumlu değildir.
Etkinliğin biletli ya da ücretli olması halinde bilet satışı, kontrolü ve diğer hizmetleri için bulundurulması gerekli elemanlar etkinliği düzenleyen kuruluşa aittir.
Gerçekleştirilen etkinliklerin fotoğraf, video v.b.’lerinin alınabilmesi etkinliği gerçekleştirenin iznine bağlıdır. BAOB YERLEŞKESİ YÖNETİMİ bu konuda hiç bir sorumluluğu üzerine almaz.
Ortak salonun seyirci yerleşim düzeninin ilave sandalyelerle takviye edilmesi giriş-çıkış ve acil durumlar için sakıncalı bulunduğundan , mevcut koltuk sayısı kadar izleyici alınacaktır. Ortak salonun düzeninde BAOB YERLEŞKESİ YÖNETİMİ bilgisi haricinde bir değişiklik yapılamaz ve salon demirbaş malzemeleri salon dışına çıkarılamaz.
Ortak salonun duvar , kapı , tavan ve pencerelerine hiçbir şey yapıştırılamaz ve çakılamaz. Branda veya afiş talepleri olduğunda Yerleşke İşletme Sorumlusuna bildirilmelidir.
Ortak salonun tahsisi yapılan kurumlar izin aldıkları faaliyetin kapsamı dışında herhangi bir faaliyet ve gösteride bulunamazlar. Faaliyeti tertip eden kurum yürürlükteki kanunlara bağdaşmayan faaliyetlerden sorumludur.
Yerleşke ve Tüm Müştemilatlarında İlgili Mevzuat gereği (Ortak salon, fuaye, çalışma odaları v.b.) sigara içmek yasaktır. Etkinlik süresince bu hususa uyulması konusunda gerekli tedbirler kullanıcı tarafından alınacaktır. Bu hususta BAOB YERLEŞKESİ YÖNETİMİ'nin olası zararlarını kullanıcı kurum tazmin eder.
Ortak salonun tahsis talebinde bulunan kurum, yapacakları etkinliklerde , Ortak salonun içerisinde yiyecek, içecek ikramı yapamaz.
Programda yapılacak değişiklik için en az üç gün önce Yerleşke İşletme Sorumlusuna bilgi verilecek ve değişiklik konusunda onay alınacaktır. Aksi takdirde kullanım ücreti tahsil edilmiş olması halinde bu bedel iade edilmez, gelir kaydedilir.
Otopark,WC,ücretsizdir.
Etkinlik sonunda Ortak salon Teknik Bölüm tarafından kontrol edilir.
Yönergedeki anlaşmazlıklar için Bursa Mahkemeleri yetkilidir.
